QUY TRÌNH, HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ XE

4 . DIỄN GIẢI THỰC HIỆN

4.1 Đăng ký thông tin lịch trình đi công tác trên hệ thống trang đăng ký xe

Bộ phận khi có phát sinh mục đích cần sử dụng xe đi công tác sẽ tiến hành đăng ký trên hệ thống ĐĂNG KÝ XE ĐI CÔNG TÁC, tại đây bộ phận cần điền đầy đủ lịch trình và thông tin người đăng ký để phòng hành chính và lái xe thuận tiện trong việc liên hệ.

4.2 Sắp xếp xe theo lịch đăng ký của bộ phận đăng ký

Phòng hành chính sau khi tiếp nhận yêu cầu xin xe đi công tác của các bộ phận sẽ tiến hành sắp xếp và chọn xe (các thông tin về lái xe, số điện thoại, biển số sẽ được thể hiện trên trang quản lý xe đi công tác). Các bộ phận có thể truy cập trực tiếp vào trang quản lý và phân bổ xe sẽ thấy được thông tin xe hoặc thời gian phải chờ bao lâu mới có xe.

Trong trường hợp không thể sắp xếp được xe theo yêu cầu của bộ phận phòng hành chính sẽ gọi điện cho người đăng ký thông báo và thảo luận thêm nếu yêu cầu là việc quan trọng không thể trì hoãn."

4.3 Xin phê duyệt giấy xin xe đi công tác

Các bộ phận tiến hành xin phê duyệt giấy đăng ký xe đi công tác bằng bản cứng để khi ra cổng xuất trình cho bảo vệ kiểm tra.

4.4 Kiểm tra thông tin đăng ký, giấy xin xe được phê duyệt và xe rồi cho ra

Bảo vệ sẽ kiểm tra giấy đăng ký xin xe được phê duyệt, thông tin người đăng ký, giấy tờ xuất hàng nếu có hàng mang theo ra ngoài. Trong trường hợp không đủ giấy tờ bảo vệ sẽ yêu cầu quay lại làm (ngoại trừ trường hợp khẩn cấp, cấp cứu hoặc yêu cầu trực tiếp của Giám đốc điều hành).

5 . LƯU Ý CHUNG

- Bộ phận phải điền đầy đủ và đúng thông tin trên hệ thống đăng ký xe. Thông tin phải chi tiết, địa điểm rõ ràng.

- Bộ phận ra đúng giờ với giờ đăng ký để đi, tránh trường hợp đăng ký sớm để xe và lái xe chờ dưới xe quá lâu, nếu chờ lâu không đi có lịch kế tiếp (trong trường hợp chỉ còn duy nhất xe đó) thì xe sẽ chuyển sang lịch mới và hủy bỏ lịch trước đó."

6 . TRƯỜNG HỢP NGOẠI LỆ

- Các trường hợp ngoài quy trình nêu trên: Theo lệnh trực tiếp của Giám đốc điều hành, đưa người đi cấp cứu, trường hợp khẩn cấp theo từng tình huống nhất định khi xảy ra.